Załącznik do Zarządzenia nr ROiSP.120.2.2024 Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce z dnia 4 października 2024r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

 

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

 

§ 1

 

Regulamin określa wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych wobec zgłoszonych naruszeń.

 

§ 2

 

1. Celem Regulaminu jest:

1) stworzenie w Urzędzie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w związku ustawą z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów

2) ochrona osób zgłaszających przypadki naruszeń

3) ochrona Urzędu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków naruszeń

2. Regulamin zapewnia warunki organizacyjne i techniczne do:

1) poufnego dokonywania zgłoszeń;

2) rzetelnego, obiektywnego i terminowego sprawdzania zgłoszeń;

3) ochrony osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi powiązanych oraz osób pomagających

w zgłoszeniu

 

§ 3

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o: 

 

1) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez pracodawcę lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

 

2) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

 

3)  informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

 

4)  kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

 

5)  informacji na temat naruszeń – należy przez to rozumieć dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń,

których jeszcze nie popełniono;

 

6)  naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa,

 

7)  osobie dokonującej zgłoszenia lub sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub prawną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

 

8)  osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

 

9)  osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona

 

10)  osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny

 

11)  zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w wewnątrz Urzędu, gdzie osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;

 

12)  zgłoszeniu anonimowym – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

 

13) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce.

 

§ 4

 

Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa będące działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście przepisów prawa dotyczące:

 

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§ 5

 

1. Za zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszego Regulaminu odpowiada Burmistrz. 

2.  Za wykonywanie zadań wynikających z Regulaminu odpowiada: 

 

1) Burmistrz, który aktywnie uczestniczy w realizacji postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności poprzez: 

a) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji,

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom, 

c) zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, 

d) ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników Urzędu, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom; 

 

 2) Sekretarz, który  wchodzi w skład Zespołu ds. obsługi zgłoszeń i sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez: 

 a) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników, 

 b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom, 

 c) zgłaszanie naruszeń właściwym organom;

 d) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników Urzędu zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności, 

 

    3) Zespół ds. obsługi zgłoszeń, utworzony w celu bieżącej obsługi procedury informowania o nieprawidłowościach realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

 a) przyjmowanie zgłoszeń, 

 b) prowadzenie rejestru zgłoszeń;

 c) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy, 

 d) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi, 

 e) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia; 

 f) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań, 

 

 4) Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu współpracują z Zespołem ds. obsługi zgłoszeń w zakresie: 

 a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników, 

 b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu, 

 c) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości; 

 

 5) Pracownicy Urzędu, w szczególności: 

 a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań, 

 b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach. 

 c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości, 

 d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości, 

 e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom. 

 

3. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. 

 

4. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 3, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 6 Zgłoszenia 

1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowany poufny kanał zgłoszeń, tj. platformę internetową umożliwiającą przesłanie formularza zgłoszenia dostępnej na stronie internetowej sygnalista.noweskalmierzyce.pl (dalej „kanał zgłoszeń”)

2. Za przeszkolenie pracowników w zakresie dokonywania zgłoszeń poprzez kanał zgłoszeń odpowiada Sekretarz oraz osoba pełniąca funkcję informatyka w Urzędzie.

3. Instrukcję dokonywania zgłoszenia zawiera załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

4. Zgłoszenie może mieć charakter: 

1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia; 

2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu; 

5. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych  zgłoszeń. 

6. W  przypadku  ustalenia  w  wyniku  analizy  zgłoszenia  albo  w  toku  postępowania wyjaśniającego,  iż  w  zgłoszeniu  świadomie  podano  nieprawdę  lub  zatajono  prawdę, osoba zgłaszająca może  zostać  pociągnięta  do  odpowiedzialności  porządkowej  określonej  w przepisach  Kodeksu  Pracy.  Zachowanie  takie  może  być  również  zakwalifikowane  jako ciężkie  naruszenie  podstawowych  obowiązków  pracowniczych  i  jako  takie  skutkować rozwiązaniem  umowy  o  pracę  bez  zachowania okresu wypowiedzenia.  W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia  skutkować  może  rozwiązaniem  umowy  i zakończeniem współpracy. 

7. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla osób zgłaszających naruszenia prawa.

8. Nie są przyjmowane zgłoszenia anonimowe. W przypadku wpłynięcia takiego zgłoszenia nie jest ono rozpatrywane. 

 

§ 7

1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności: 

1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

2) datę i miejsce sporządzenia; 

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy; 

4) opis nieprawidłowości oraz ich daty;

5) wskazanie adresu e-mail w celu kontaktu zwrotnego.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

3. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu. 

 

§ 8

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 6 rejestrowane są przez Zespół ds. obsługi zgłoszeń, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załączniku nr 4 do Regulaminu. 

2. W skład stałego Zespołu ds. obsługi zgłoszeń (dalej „Zespół”) wchodzi: 

a)Sekretarz, 

b)Inspektor Ochrony Danych, który czuwa nad przestrzeganiem zasad ochrony danych w ramach obsługi zgłoszenia, 

c) Radca prawny urzędu. 

3. Jeżeli Zespół uzna to za celowe, do Zespołu może zostać powołany przedstawiciel komórek organizacyjnych Urzędu lub niezależny konsultant, który bierze udział w  obsłudze zgłoszenia.

4. Jeżeli z treści zgłoszenia wynika, że członek Zespołu może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w  działanie  lub  zaniechanie  stanowiące  przedmiot  zgłoszenia, osoba ta nie może analizować takiego zgłoszenia. W tym przypadku powołuje się inną osobę na jej miejsce.

5. Zespół  dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za: 

1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania; 

2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas w rejestrze zgłoszeń czyni się adnotację "bezzasadne". 

6. Zespół może podjąć  decyzję  o  odstąpieniu  od  przeprowadzenia  postępowania wyjaśniającego,  w  sytuacji,  gdy  z  treści  zgłoszenia  wynika,  iż  jest  ono  bezspornie nieprawdziwe  lub  niemożliwe  jest  uzyskanie  informacji  niezbędnych  do  prowadzenia postępowania wyjaśniającego. 

7. W przypadku zgłoszenia zawierającego adres e-mail osoby dokonującej zgłoszenia Zespół ds. obsługi zgłoszeń w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

8. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki. 

9. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku  zgłoszenia  zasadnego,  Zespół  wydaje  rekomendacje  o  stosownych  działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których  celem  jest  wyeliminowanie  i  zapobieganie  tożsamym  lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości. 

10. Zespół przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 7 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu e-mail, na który należy przekazać informację zwrotną.

11. Dane osobowe, przetwarzane w ramach systemu zgłoszeń wewnętrznych, będą przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 9

1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu. 

2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy. 

3. Przekazując zgłoszenie wewnętrzne w inny sposób niż określone w  § 6 ust. 1, osoba która dokonała zgłoszenia naraża się na ryzyko ujawnienia osobom nieupoważnionym jego danych i przedmiotu zgłoszenia wewnętrznego.

4. Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne zostało przekazane do nieupoważnionego pracownika Urzędu, pracownik ten jest obowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, lub treści zgłoszenia wewnętrznego, oraz do niezwłocznego przekazania tego zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu. 

5. Pracownicy realizujący zadania z zakresu obsługi technicznej systemów informatycznych i telekomunikacyjnych, wykorzystywanych do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, zobowiązani są do:

1)  wykonywania tych zadań wyłącznie w zakresie niezbędnej obsługi technicznej;

2) nieujawniania jakichkolwiek informacji związanych z sygnalistami i zgłoszeniami  wewnętrznymi osobom nieupoważnionym.

 

 

§ 10  Ochrona osób zgłaszających naruszenia

 

1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. pod warunkiem że miały uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń. 

3. Szczegółowe zasady ochrony danych sygnalisty oraz innych osób których dane są przetwarzane w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia i podejmowaniem działań następczych opisane zostały w załączniku nr 5 do niniejszego Regulaminu.

 

§ 11 Zakaz działań odwetowych

 

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. 

2. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą. 

 

 

§ 12

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których

ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego. 

 

§ 13

1. Istnieje możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, również bez uprzedniego wcześniejszego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2. Organem centralnym przyjmującym zgłoszenia zewnętrzne jest Rzecznik Praw Obywatelskich.

3. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności  wykrywania  nieprawidłowości  i  podejmowania  skutecznych  działań  w  celu  ich  eliminowania  i  skutecznego  zarządzania ryzykiem oraz wzrostu  zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Pracodawca  zachęca  do  korzystania z niniejszego Regulaminu, w sytuacji możliwości  zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.

 

§ 14

 

Postanowienia niniejszego Regulaminu podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata. 

§ 15

 

1. Pracodawca zapoznaje pracownika z treścią niniejszej Procedury przed dopuszczeniem go do pracy.

2. Pracownik potwierdza zapoznanie się z niniejszym Regulaminem podpisując stosowne oświadczenie, które stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu

 

§ 16

 

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024  r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928 ze zm.) i wydane na jej podstawie akty wykonawcze.

 

§ 17

 

Treść regulaminu została uzgodniona z przedstawicielami działających Związków Zawodowych. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1 

 

Nowe Skalmierzyce, dnia …………. 202…r.

 

 

 

Upoważnienie 

do przetwarzania danych osobowych

Na podstawie art. 29 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO oraz zgodnie z przyjętymi zasadami Polityki Ochrony Danych Osobowych wydaje polecenie, aby upoważnić

 

Panią/Pana ……………………

członka Zespołu ds. obsługi zgłoszeń

 

do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do przyjmowania, rozpatrywania, opiniowania, wyjaśniania zgłoszeń naruszenia prawa wpływających do administratora od osoby zgłaszającej naruszenia oraz do podejmowania działań następczych i kontaktowania się z osobą zgłaszającą naruszenie. 

Upoważnienie obejmuje prawo do przetwarzania danych osób dokonujących zgłoszenia oraz osób wskazanych w zgłoszeniach przekazywanych przez sygnalistów w zakresie niezbędnym do realizacji wewnętrznej procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń od sygnalistów a także osób pomagających osobie dokonującej zgłoszenia, osób powiązanych z osobą dokonującą zgłoszenia oraz osób, których dotyczy zgłoszenie. 

Upoważnienie obejmuje także prawo do przetwarzania danych osobowych w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych.

 

Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z udzielonym upoważnieniem, przepisami RODO, przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych, a także w zgodzie z Regulaminem Zgłoszeń Wewnętrznych oraz Polityką Ochrony Danych Osobowych obowiązującymi w jednostce.

Upoważnienie obowiązuje od dnia …………….r. i traci ważność z chwilą jego cofnięcia lub ustania stosunku umownego wiążącego upoważnionego z administratorem danych. 

 

 

 

 

…………………………….

       ^{pieczęć i podpis osoby nadającej upoważnienie}

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nowe Skalmierzyce, dnia ……………………………………...2024r.

 

 

 

Oświadczenie osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych

Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także z wewnętrznymi przepisami w tym zakresie obowiązującymi u Administratora i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, które uzyskałam/em lub uzyskam w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonuje lub będę wykonywać te zadania.

Zobowiązuję się do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. 

Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych, przetwarzanych w oparciu o udzielone upoważnienie.

 

 

 

………………………………                                    

(podpis osoby upoważnionej)                          

 

 

 

Wniosek o nadanie uprawnień do przetwarzania danych osobowych

w systemach informatycznych UGiM Nowe Skalmierzyce

 

Na podstawie przyjętej Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi wnoszę o nadanie uprawnień dla:

Pani/Pana ……………………………………………………………………………………………………………

pełniącego funkcję członka Zespołu ds. Obsługi Zgłoszeń

dostępu do następujących programów/systemów/aplikacji* koniecznych dla wykonywania obowiązków wynikających z pełnionej funkcji, zgodnie z zakresem udzielonego upoważnienia

na okres od ………………… do …………………

*…………………………………………………………………………………………………………

 

................................................................                                                                                                      (podpis wnioskującego)

Dostęp został przyznany (odnotowano w Tabeli użytkowników) 

                                                                                                                                             .................................................................

(data, podpis ASI)     

 

Dostęp został zablokowany  

                                                                                            .................................................................

(data, podpis ASI)                                                         ..............................................................                                                                                                                  

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

 

Instrukcja dokonywania zgłoszenia

  

1.               Wejdź na stronę: Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź na stronę 
   sygnalista.noweskalmierzyce.pl.
2.               Kliknij przycisk "Dokonaj zgłoszenia": Na stronie głównej znajdziesz przycisk "Dokonaj zgłoszenia".  Kliknij go, aby przejść do formularza zgłoszeniowego.
3.               Wypełnij formularz zgłoszeniowy: Formularz zawiera następujące pola:

 

• Jednostka organizacyjna powiązana ze zgłoszeniem: Wybierz "UGIM" – pole obowiązkowe.
• Dodatkowe informacje o osobie, której dotyczy zgłoszenie: Wprowadź odpowiednie informacje – pole obowiązkowe.
• Szczegółowy opis zdarzenia: Opisz zdarzenie, które chcesz zgłosić. – pole obowiązkowe.
• Dane osób, których dotyczy zgłoszenie: Wprowadź dane osób związanych ze zgłoszeniem. – pole obowiązkowe.
• Dane świadków: Wprowadź dane świadków, jeśli są dostępne. – pole opcjonalne.
• Dane zgłaszającego: Wprowadź swoje dane – pole obowiązkowe.
• Email lub adres do kontaktu zgłaszającego: Podaj swój adres email – pole opcjonalne.
• Status osoby zgłaszającej naruszenie: Wybierz odpowiednią opcję – pole obowiązkowe.
• Czy wyrażam zgodę na ujawnienie mojej tożsamości: Wybierz "Tak" lub "Nie" – pole obowiązkowe.
• Czy zgłaszający zwraca się z prośbą aby zorganizować spotkanie z osobą, która u pracodawcy rozpatruje zgłoszenie i prowadzi postępowania wyjaśniające: Wybierz "Tak" lub "Nie" – pole obowiązkowe.
• Oświadczam, że zapoznałem się z regulaminem: Zaznacz to pole, aby potwierdzić. – pole obowiązkowe.
• Załącznik (opcjonalnie): Dodaj załącznik, jeśli jest to konieczne – pole opcjonalne.

 

4.               Wyślij formularz: Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, kliknij przycisk "Wyślij formularz", aby przesłać zgłoszenie.
5.               Sprawdź zgłoszenie:  Możesz również sprawdzić status swojego zgłoszenia, klikając przycisk "Sprawdź zgłoszenie" na stronie głównej.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3

....................................

(miejscowość, data)

.................................................................................

(oznaczenie osoby zgłaszającej – imię i nazwisko)

…………………………………………………………………………………………………

(adres e-mail lub inny adres do kontaktu, na który należy wysłać powiadomienia – w przypadku niepodania tego adresu sygnalista nie otrzyma potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, nie będzie możliwe kierowanie wniosków o udzielenie dodatkowych wyjaśnień w związku ze zgłoszeniem o naruszeniu oraz nie otrzyma informacji zwrotnej)

 

 

 

ZŁOSZENIE O NARUSZENIU 

 

w …………………………………………………………………………..

( wskazanie podmiotu np. jst , jednostki organizacyjnej itd. )

 

Niniejszym zgłaszam naruszenie prawa w kontekście związanym z pracą.

 

Osoba, której dotyczy zgłoszenie ………………………………………………….

(należy wskazać osobę która dopuściła się naruszenia prawa )

 

Naruszenie polegało na ..................... ………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

( należy wskazać jakie naruszenie/naruszenia są zgłaszane, opisać wszystkie okoliczności, które miały miejsce).

 

Naruszenie miało miejsce w ......................................................................................................

(należy podać miejsce)

 

Naruszenie miało miejsce w dniu ..............................................................................................

(należy wskazać datę ale nie dotyczy, jeżeli do naruszenia jeszcze nie doszło, lecz istnieje prawdopodobieństwo, że dojdzie).

 

Wskazanie dowodów potwierdzających przedstawione zgłoszenia

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

(należy wypełnić, jeżeli zgłaszający dysponuje takimi dowodami).

 

Wskazanie świadków naruszenia ((należy wypełnić, jeżeli zgłaszający dysponuje informacjami co do świadków).

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

 

Czy zgłaszający zwraca się z prośbą aby zorganizować spotkanie z osobą, która u pracodawcy rozpatruje zgłoszenie i prowadzi postępowania wyjaśniające ?

TAK/NIE.

 

W przypadku wybrania odpowiedzi TAK, po wstępnej weryfikacji zgłoszenia czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, spotkanie będzie zorganizowane niezwłocznie nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem, że zgłaszający podał dane kontaktowe.

 

Status osoby zgłaszającej naruszenie (należy pokreślić właściwe):

1) pracownik;

2) były pracownik;

3) osoba ubiegająca się o zatrudnienie;

4) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie

umowy cywilnoprawnej;

5) przedsiębiorca;

6) Wykonawca

7) podwykonawca

8) stażysta;

9) wolontariusz;

10) Pracownik tymczasowy

11) Praktykant

12) Inny …………………………………………………………………………..

 

Osoba zgłaszająca naruszenie może wyrazić zgodę na ujawnienie jej tożsamości.

W przypadku nie wyrażenia zgody tożsamość osoby zgłaszającej jest chroniona i wszelkie jej dane zachowywane są przez członków Zespołu ds. obsługi zgłoszeń w poufności. 

Dane mogą być ujawnione wyłącznie na zasadach wynikających z art. 8 ust. 2 i 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

Wyrażam zgodę na ujawnienie mojej tożsamości.

TAK/NIE (niepotrzebne skreślić)

 

Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem Zgłoszeń Wewnętrznych obowiązującym w jednostce.

 

Oświadczam iż dokonuję przedmiotowego zgłoszenia o wystąpieniu naruszenia prawa w dobrej wierze.

 

 

..................................................

(data i podpis Zgłaszającego)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 4

                                                                                                                                           

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

L.p.	Numer sprawy/ zgłoszenia	Przedmiot naruszenia	Data dokonania zgłoszenia wewnętrznego	Dane osobowe  zgłaszającego  (sygnalisty)	Adres do  kontaktu  zgłaszającego (sygnalisty)	Dane osobowe  osoby, której  dotyczy  zgłoszenie	Informacja o podjętych działaniach następczych	Data zakończenia sprawy
1.
2.
3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 5 

 

Zasady ochrony danych sygnalisty oraz innych osób których dane są przetwarzane 

w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia i podejmowaniem działań następczych

 

I. Zasady ogólne

1. Procedura zostaje ustanowiona w celu zapewnienia należytej ochrony sygnalistów, czyli osób zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o naruszeniach prawa, a także osób,  które pomagają im dokonać zgłoszenia. 

2. Podmiot Urząd Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce realizuje zadania związane z ochroną sygnalistów, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928). 

3. Podmiot (dalej Podmiot lub Administrator) jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z  27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1 ze zm.) – dalej RODO, przetwarzanych w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych. 

4. Podmiot, po uzyskaniu zgłoszenia, przetwarza je zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 5 RODO, w szczególności zgodnie z zasadą zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a) RODO) oraz zasady minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c) RODO), w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia i podjęcia ewentualnych działań następczych. 

5. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty. 

6. Dostęp do danych sygnalisty może mieć tylko i wyłącznie osoba, która otrzymała pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie i została zobligowana do zachowania poufności danych oraz ochrony tożsamości sygnalisty. 

7. Jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób (np. świadków, osób trzecich), należy zapewnić ochronę poufności ich tożsamości, na takich samych zasadach jak ochrona danych sygnalisty. 

8. Wobec danych sygnalisty stosuje się pseudonimizację. 

9. Nie są przyjmowane zgłoszenia anonimowe. W przypadku wpłynięcia takiego zgłoszenia nie jest ono rozpatrywane. 

10. Pracownicy i osoby zatrudnione są zobligowane do stosowania Procedury. 

11. Na stronie internetowej jednostki zamieszcza się klauzulę informacyjną dla sygnalistów oraz innych osób których dane są przetwarzane przy rozpatrywaniu zgłoszenia naruszenia. Ponadto Klauzula informacyjna jest także przekazywana przy pierwszym kontakcie z sygnalistą. 

12. Osobom wyznaczonym do rozpatrywania zgłoszeń gwarantuje się niezależność w wykonywaniu swoich działań. Osoby te winny zachować bezstronność podczas rozpatrywania zgłoszenia i stosowania działań następczych. 

13. Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniające ochronę danych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Administrator zapewnia ochronę poufności danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osób wskazanych w zgłoszeniu. 

14. Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniu następuje wyłącznie w odniesieniu do osób upoważnionych przez niego, w formie pisemnej, do przetwarzania danych osobowych, a osoby upoważnione zobowiązały się do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach powierzonych zadań związanych z obsługą sygnalistów, tj. przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych. 

15. Administrator informuje wskazanego sygnalistę, osoby, których dotyczy zgłoszenie, osoby wskazane w zgłoszeniu, o zasadach ochrony ich danych osobowych. 

 

II. Zasady ochrony danych podczas rozpatrywania zgłoszeń

1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości mają tylko i wyłącznie osoby uprawnione do rozpatrywania zgłoszeń naruszenia prawa na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego przez Administratora. 

2. W przypadku przyjmowania ustnych wyjaśnień, należy zapewnić środki umożliwiające ochronę poufności tożsamości sygnalisty poprzez brak obecności osób postronnych podczas wizyty, wybór pomieszczenia, które nie jest objęte monitoringiem wizyjnym. 

3. Tworzy się rejestr zgłoszeń wewnętrznych.. 

4. Dostęp do danych w rejestrze ma tylko i wyłącznie osoba upoważniona do przetwarzania danych sygnalistów. 

5. Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń, niezwłocznie po otrzymaniu dokonuje pseudonimizacji danych sygnalisty i nadaje mu identyfikator (np. numeryczny), który będzie wykorzystywany podczas postępowania wyjaśniającego. 

6. Pseudonimizacja obejmuje wszelkiego rodzaju informacje umożliwiające bezpośrednią lub pośrednią identyfikację sygnalisty, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy sama treść zgłoszenia nie wskazuje na tożsamość sygnalisty. 

7. Nie dokonuje się pseudonimizacji danych sygnalisty, jeżeli wyraźnie wyraził zgodę na upublicznienie jego danych. 

8. Zakazane jest stosowanie jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty. 

9. Udział w procesie rozpatrywania mogą brać tylko bezstronne osoby, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy. 

10. Zapewnia się ochronę dokumentacji dotyczącej zgłoszeń oraz postępowań następczych: 

1. dane papierowe są przechowywane w szafie zamykanej na klucz, do której dostęp mają tylko osoby upoważnione do przetwarzania danych związanych z postępowaniami; 

2. dostęp do systemów, w których są przetwarzane dane, jest ograniczony do uprawnionych użytkowników, a każde działanie na danych (dostęp, edycja, usuwanie, itp.) jest rejestrowane; 

3. dane przekazywane drogą elektroniczną są wcześniej zaszyfrowane i/lub  pseudonimizowane; 

4. dane po ustaniu przydatności są usuwane bezpowrotnie z systemów, a dane papierowe niszczone w niszczarce. 

11. Na wszystkich etapach postępowania wyjaśniającego zamiast danych sygnalisty jest stosowany przypisany identyfikator. 

12. W postępowaniu należy odwołać się do numeru sprawy, pod którą zostało zarejestrowane zgłoszenie od sygnalisty, a nie sprawy, której dotyczy zgłoszenie naruszenia. 

13. Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania wyjaśniającego. 

14. Sygnalista jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne. Obowiązek uzyskania zgody sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości nie dotyczy przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. 

15. Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym, ani w korespondencji mailowej. 

16. Jeżeli zgłoszenie wpłynie innym, niż zatwierdzony do przyjmowania zgłoszeń kanałem, osoba która je otrzyma jest zobligowana niezwłocznie przekazać je do osoby upoważnionej do rozpatrywania zgłoszeń i usunąć wszelkie jej kopie (np. z poczty e-mail) oraz złożyć oświadczenie o zachowaniu poufności danych oraz ochrony tożsamości sygnalisty, identyczne jak osoba upoważniona, o której mowa w pkt I ust. 6 niniejszych zasad.

17. Dane sygnalisty mogą być ujawnione tylko we wskazanych okolicznościach: 

1. uprawnionym organom, w związku z prowadzonym postępowaniem; 

2. na wniosek i za zgodą sygnalisty 

3. jeśli sygnalista nie spełnił wymogów określonych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów (tj. nie miał uzasadnionych podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

 

18. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, określającej w szczególności przedmiot, czas trwania powierzenia, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych, prawa i obowiązki administratora, zgodnie z art. 28 RODO. Administrator zapewnia, że taki podmiot zostanie zweryfikowany w celu ustalenia, czy zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych w odniesieniu do powierzonego zadania (przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów). 

 

19. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych i prowadzenia postępowań. 

20. Administrator zapewnia realizację praw osób, których dane są przetwarzane w ramach obsługi zgłoszeń sygnalistów, wskazanych w treści klauzuli informacyjnej kierowanej do sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. 

21. Realizacja niektórych praw osób, których dane dotyczą, następuje z ograniczeniami, o których mowa w art. 8 ust. 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów: 

1) administrator nie informuje osób, których dane są przetwarzane na postawie art. 14 RODO (osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu) o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie, 

2) w ramach realizacji prawa dostępu do danych osobowych administrator nie przekazuje informacji o źródle danych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie. 

22. Dane osobowe, przetwarzane w ramach systemu zgłoszeń wewnętrznych, będą przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 

23. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 6

 

 

OŚWIADCZENIE

O ZAPOZNANIU Z REGULAMINEM ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

 

Ja, niżej podpisana/y 

..................………………….................................................................................. 

(imię i nazwisko) pracownika 

............................................................................................................................. 

(nazwa stanowiska pracy)

Oświadczam, że zapoznałam/em się z treścią zarządzenia nr ROiSP.120.2.2024 Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce z dnia 4.10.2024r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych oraz z załącznikami do niego i zobowiązuję się do jego przestrzegania. 

 

Miejscowość..……………………… 

dnia ............................................. 

....……………….…………

(czytelny podpis pracownika)